Eerste hulp bij Bedrijfshulpverlening

U heeft een Bedrijfshulpverleningcursus gevolgd maar, Wat nu?
Deze pagina bevat zoveel mogelijk tips om u zo goed mogelijk op weg te helpen bij het opzetten van bijvoorbeeld een bedrijfsnoodplan. 

.Download diverse voorbeelden.

Inhoud (met dank aan www.bhv.nl)

De inhoud van uw bedrijfsnoodplan is afhankelijk van de aard, omvang en locatie van uw bedrijf. Industriële bedrijven kennen andere risico's dan bijvoorbeeld winkelketens waar bezoekers in en uit lopen. 
Inhoudelijk bestaat elk plan uit:

  • een inventarisatie van eventuele incidenten/calamiteiten

  • schema's van de organisatie, de wijze van communiceren en alarmeren

  • een duidelijke taakomschrijving van uw BHV-organisatie

  • actiepunten, ontruiming- en bestrijdingsplannen

Het resultaat
Het resultaat van uw  inspanningen is een uitgewerkt, op maat gesneden plan, vastgelegd en vormgegeven in een ringband. Een losbladig systeem met plattegrond(en) van uw bedrijf, doorsneden van gebouwen, namen en telefoonnummers van de verantwoordelijke medewerkers (BHV'ers) en betrokken instanties, ontruimingsplannen, etc.

Het voordeel van een dergelijk op maat gesneden losbladig systeem is de vrijheid uw plan eenvoudig aan te passen. Situaties veranderen immers, medewerkers komen en gaan, bedrijven groeien en breiden uit, verhuizen, etc. Wat er ook gebeurt ,u kunt uw plan te allen tijden eenvoudig 'up-daten' en aanpassen aan de nieuwe omstandigheden. Zo heeft u bovendien de zekerheid dat u blijft voldoen aan de eisen die de wet aan bedrijfsnoodplannen stelt.

Ontruimingsplan
Eén van de belangrijkste onderdelen van het bedrijfsnoodplan is het ontruimingsplan. Ook dit onderdeel is op maat gesneden en vanzelfsprekend afhankelijk van de aard en locatie van uw bedrijf. Natuurlijk gaat bij ontruiming in eerste instantie om de aanwezige mensen in uw bedrijf. Maar ook voorraden, machines en de administratie kunnen in voorkomend geval voor ontruiming in aanmerking komen. Plattegronden van uw bedrijf visualiseren de situatie en geven interne en externe instanties de nodige houvast.

Bestrijdingsplan
Ook bestrijdingsplannen maken onderdeel uit van uw bedrijfsnoodplan. Stel er breekt brand uit. Dan is het van het grootste belang dat met name de bedrijfshulpverleners weten waar brandblussers hangen, welke deuren brandwerend zijn, etc.
Ook de brandweer zal een dergelijk plan verwelkomen.

Instructie & oefening
Is uw bedrijfsnoodplan opgesteld dan is het vanzelfsprekends dat uw medewerkers de instructies en procedures in de praktijk testen. Niet éénmalig, maar elk jaar weer. Want zoals eerder opgemerkt; medewerkers komen en gaan, bedrijven groeien, situaties veranderen, etc. Goede voorlichting, de juiste instructie en vooral oefening baren 'kunst'. En voorkomen erger...!



Wet- en regelgeving

Overheidsinstellingen, maar ook bijvoorbeeld de brandweer kunnen van ondernemers eisen dat zij een bedrijfsnoodplan opstellen en onderhouden. De bekendste wet die hieraan ten grondslag ligt is de Arbo-wet. Deze wet beschrijft onder meer de eisen waaraan de bedrijfshulpverlening dient te voldoen. Voorwaarde voor het goed functioneren van bedrijfshulpverlening is een bedrijfsnoodplan. Immers, dan weten de aanwezige BHV'ers 'wie wat doet' bij een eventuele calamiteit, 'waar wat staat' en 'welke procedures zij moeten volgen'.

Een andere wet die kan leiden tot het opstellen van een bedrijfsnoodplan is de Wet Milieubeheer. Zonder bedrijfsnoodplan geven provincies en gemeenten in bepaalde gevallen geen hinderwetvergunning af. Ook bedrijven die gevaarlijke stoffen opslaan moeten veelal over een dergelijk calamiteitenplan beschikken.

Doel
Het doel van een bedrijfsnoodplan is het beperken van de gevolgen van een calamiteit. Bedrijfsnoodplannen beschrijven hoe iedereen dient te handelen. Medewerkers bijvoorbeeld moeten de vluchtweg kennen. Bezoekers moeten de dichtstbijzijnde nooduitgang kunnen vinden. En bedrijfshulpverleners moeten de afgesproken procedures volgen.

Samengevat zijn de doelstellingen

  • het snel en doelmatig actie ondernemen door bedrijfshulpverleners

  • het waarborgen van de veiligheid van alle aanwezigen

  • het beperken van de gevolgen van de calamiteit

  • het afstemmen van de samenwerking met externe hulpinstanties

Het bedrijfsnoodplan: meer dan een stuk papier
De regelgeving op het gebied van arbeidsomstandigheden verplicht organisaties om maatregelen voor te bereiden om het hoofd te kunnen bieden aan noodsituaties en calamiteiten. Het doel van deze voorschriften is schade aan mensen in en om het bedrijf te beperken en liefst te voorkomen. In dit artikel gaan we in op de eisen die aan een goed plan gesteld worden en aan de aspecten die bij een goede invoering van het plan een rol spelen.

Het bedrijfsnoodplan wordt door de wetgever gezien als het middel om bij daadwerkelijke noodgevallen en calamiteiten de gevolgen zoveel mogelijk te beperken. Het zwaartepunt van de regelgeving ligt op de mens in de organisatie. Het blijkt echter dat ook de milieu- en verzekerings-technische aspecten hierin een prominente rol spelen. In het verleden was er P 196, dat op bedrijfsnoodplannen inging. Dat P-blad is echter al sinds jaren vervallen.

Calamiteiten in organisaties
Men denkt bij "calamiteiten" eerder aan klanten die hun spullen niet of de verkeerde spullen hebben gekregen, of een dreigend faillissement. Aan brand denkt eigenlijk niemand. Als we over calamiteiten in de zin van "ongelukken" spreken, begint toch bijna iedereen over brand te praten. Er zijn echter veel meer soorten calamiteiten te bedenken, waar een bedrijf rekening mee moet houden. Daarbij valt te denken aan ongevallen als gevolg van onjuist stapelen van goederen, verkeersongevallen op het bedrijfsterrein, waarbij vrachtauto's en interne transportmiddelen betrokken zijn of heel simpel iemand die van de trap valt. Dat laatste is de auteur recentelijk overkomen, die vervolgens, liggend op de trap, constateerde dat hij nog als enige in het gebouw aanwezig was en dat niemand hem hulp kon bieden. Voorwaar geen leuke situatie om je als schrijver van artikelen op het gebied van arbeidsomstandigheden in terug te vinden.

De voorbereiding op calamiteiten is in organisaties gemiddeld genomen redelijk tot matig. Dat wil zeggen dat de middelen, zoals brandblusapparatuur, verbandtrommels en nooduitgangen er meestal wel in voldoende mate zijn. De mate waarin de organisatie echter voorbereidingen heeft getroffen om bij het optreden van een calamiteit de juiste maatregelen te nemen en ontruiming en hulpverlening op gang te brengen is meestal een stuk minder goed.

Hoewel de wetgever eisen stelt aan de voorbereidingen en ook aan de voorzieningen (denk aan de verplichte aanwezigheid van BHV-ers) is de praktijk dus hardnekkig.

Bedrijfsnoodplannen
De wet eist dat er een op schrift gesteld bedrijfsnoodplan aanwezig is. In dat bedrijfsnoodplan moeten een aantal zaken goed vastgelegd worden, zoals:

  • taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden, bevelvoeringsstructuur;
  • vervangingsstructuren bij afwezigheid
  • communicatie binnen de organisatie en met het bevoegd gezag;
  • specifieke maatregelen die bij bepaalde typen calamiteiten genomen moeten worden;
  • beschikbaarstelling van middelen;
  • omgang met hulpdiensten van buiten de organisatie.
  • afstemming van het plan met bijvoorbeeld de gemeentelijke brandweer

Een goed bedrijfsnoodplan is opgebouwd volgens een aantal faseringen, die gerelateerd zijn aan de omvang van de calamiteit, bijvoorbeeld:

  • BHV-plan voor het plaatselijk verlenen van directe hulp;
  • gedeeltelijke ontruiming van een afdeling of een deel van het bedrijf;
  • algehele ontruiming van het gehele bedrijf en eventuele bedrijven in de directe omgeving.

 

De essentie van het plan is wie de beslissing tot inwerkingtreding van het plan neemt. De plannen die wij in onze adviespraktijk zien zijn daar vaak niet duidelijk over. Dat wil zeggen dat er in een acute situatie kostbare tijd verloren kan gaan met het bepalen in hoeverre het plan nu uitgevoerd moet gaan worden.

Een volgend punt is het veelal ontbreken van een adequate vervangingsstructuur. Bijvoorbeeld:
+ in een plan wordt het hoofd produktie verantwoordelijk gesteld voor de uitvoering van het plan en de bevelvoering tijdens de calamiteit. Hij heeft geen vervanger. Er wordt in het plan ook geen vervanger aangewezen.
++ een bedrijf heeft de beschikking over een hoofdveiligheidskundige (HVK). De HVK heeft een belangrijke adviserende taak heeft ten opzichte van degene die leiding geeft aan de bedrijfshulpverlenings-organisatie. In zijn taakomschrijving, opgenomen in het plan, staat duidelijk: wordt niet vervangen. Als de HVK ziek is of anderszins afwezig, dan is er niemand die zijn belangrijke functie overneemt.


Als er vragen worden gesteld over dit probleem wordt er over het algemeen gereageerd met: "we hebben er maar één".
Dat mag dan correct zijn, maar wat zijn dan de mogelijkheden die overwogen zijn? Het is bijvoorbeeld heel goed mogelijk dat de functie, wellicht met minder expertise, door iemand van een naburig bedrijf vervuld kan worden. Als je er niet over nadenkt en de mogelijkheden van samenwerking niet onderzoekt, dan blijft het probleem ongecontroleerd voortbestaan. Vaak hebben mensen een bepaalde schroom om hierover met hun "buren" te praten, maar de praktijk leert ook hier dat de mens hulpvaardiger is dan vaak gedacht wordt. Welke ondernemer ziet graag zijn buurman in vlammen opgaan, zonder dat hij zelf iets doet? Hetzelfde kan hem immers overkomen, en dan is alle hulp welkom.

De bevelvoeringsstructuur is een volgend punt dat aandacht behoeft. Conflicten in bevoegdheden zijn vaak oorzaak van verwarring en aanleiding tot verlies van tijd, en, als het tegenzit, mensenlevens. Door in het noodplan redelijk uitgewerkte taakomschrijvingen op te nemen en deze in samenhang met elkaar te bekijken komen dit soort problemen snel aan het licht. Er dient in ieder geval voor een aantal functies duidelijk te zijn wat hun onderlinge relatie is, bijvoorbeeld:

  • degene die het bevel voert en zijn directe plaatsvervanger;
  • het hoofd van de BHV-organisatie, en zijn plaatsvervanger;
  • de commandant van de bedrijfsbrandweer en zijn plaatsvervanger;
  • eventuele ander functionarissen.

Wat duidelijk is, is dat de hiërarchie die in de werkorganisatie aanwezig is, voor de duur van de noodsituatie buiten werking wordt gesteld. Dat moet dan ook voor iedereen duidelijk zijn. Meestal behoudt alleen het managementteam of soms zelfs alleen de directie haar bevoegdheden, hoewel er voorbeelden zijn waar ook die tijdelijk buiten werking is gesteld.
De hele planning en organisatie is namelijk gericht op maar een ding: het beheersen van de calamiteit en het zoveel mogelijk beperken van de gevolgen voor mens en bedrijf. Overigens blijkt dat in noodsituaties nog weleens een probleem voor de betrokken personen te zijn. Het spreekt vanzelf dat het hoofd van de bedrijfsnoodorganisatie hier terdege rekening mee moet houden en in staat moet zijn om hiermee om te gaan.

Evenals de bevelvoeringsstructuur is de alarmering een belangrijk punt. In veel bedrijven zijn alarmeringsinstructies aanwezig, die op zichtbare plaatsen zijn aangebracht. Het onderhoud is echter maar matig. Hoe vaak komt het niet voor dat de telefoonnummers of de namen van de te alarmeren personen niet meer kloppen? Dat heeft alles te maken met het feit dat het plan niet goed is of dat het onderhoud van het plan niet geregeld (geborgd) is.

In veel plannen is precies geregeld hoe er omgegaan moet worden met bijvoorbeeld de afschakeling van de energie-toevoer. Waar echter onvoldoende bij wordt stilgestaan is dat veel moderne communicatie-apparatuur in grote mate afhankelijk is van de aanvoer van netspanning. Afschakeling betekent dus dat, als er geen noodstroomvoorziening voor de betreffende installaties aanwezig is, de communicatiesystemen niet meer werken en dat de hulpverleningsorganisatie grote problemen krijgt. Zonder te willen beweren dat er overal portofoons aanwezig moeten zijn, willen wij er toch voor pleiten om bij investeringen in communicatie-apparatuur te overwegen om voor noodstroomvoorzieningen te zorgen. Vaak zijn daar heel eenvoudige oplossingen voor te vinden. Overigens is de toenemende beschikbaarheid van zaktelefoons in dit opzicht een positieve ontwikkeling. Het gebruik van dergelijke apparatuur moet dus afdoende geregeld worden in de plannen.

Een van de meest hardnekkige problemen is de controle op volledige ontruiming. Het blijkt in de praktijk namelijk zeer moeilijk te zijn om vast te stellen wie zich allemaal in (het deel van het) bedrijf bevonden toen de calamiteit zich voordeed.
In een eerder artikel gaven wij reeds aan dat het bedrijf een verantwoordelijkheid heeft als het gaat om de veiligheid van bijvoorbeeld bezoekers of anderen die zich in het bedrijf bevinden, zoals onderaannemers. In goed georganiseerde bedrijven bestaat een sluitende aanwezigheidsregistratie, maar de praktijk leert dat dit lang niet overal het geval is. In het plan moeten dus maatregelen worden genomen om dit punt te regelen, en dat dit gevolgen heeft voor de procedures, die dagelijks worden gehanteerd, behoefte nauwelijks verdere onderstreping.

 

Onderhoud van plannen
Uit de voorbeelden hierboven blijkt dat veel plannen, als ze er al zijn, niet de aandacht krijgen die nodig is. Mensen veranderen van werkgever, door de technische vooruitgang veranderen telefoonnummers en de economische situatie zorgt voor een toename van interne verhuizingen. Het middel om de plannen te onderhouden is dan ook het nemen van structurele maatregelen om plannen bij te houden en te actualiseren.

Om het onderhoud te vergemakkelijken zijn een aantal basisregels erg handig:

  1. Noem geen namen van personen in de plannen, maar uitsluitend in de functielijsten/organogrammen;
  2. Zorg voor een modulaire opbouw, zodat alleen de modules die bij onderhoud veranderen vervangen hoeven te worden;

Verder is het uitvoeren van audits ten aanzien van de kennis van de verantwoordelijken binnen de calamiteiten-organisatie aan te bevelen. Tevens is een onderhoudsplan voor hulpmiddelen en uitrusting, en de opname van deze plannen in de investeringsplannen goed om zorg te dragen voor tijdig onderhoud en vervanging van apparatuur en middelen.
Veiligheidsrondes kunnen er voor zorgen dat er bewuster wordt omgegaan met fysieke veiligheidsvoorzieningen, zoals brandblussers en nooduitgangen. Vaak worden nooduitgangen en brandtrappen geblokkeerd door goederen, auto's of andere zaken die er niet thuishoren. Veiligheidsrondes maken dit duidelijk en maken ook voor de medewerkers duidelijk dat er serieus naar gekeken wordt. De resultaten van de rondes kunnen in het werkoverleg van de afdelingen worden ingebracht, zodat er bijgedragen wordt aan een bewustere omgang met de voorzieningen.

Dit alles impliceert dat er binnen de organisatie iemand is die verantwoordelijk is voor het onderhoud van de totale bedrijfshulpverlening-organisatie. Op dit moment is dat in veel bedrijven onvoldoende geregeld. De combinatie hiervan met zware management-functies zorgt er voor dat de hoofdtaak alle aandacht krijgt en dat er te weinig tijd over blijft voor de bedrijfshulpverleningsorganisatie.

Milieu-aspecten
Meestal is een calamiteit niet alleen van betekenis voor het personeel, maar ook voor het milieu. Als er een brand uitbreekt kunnen er gevaarlijkste stoffen vrijkomen (dampen, asbest) maar kunnen ook hulpstoffen in het milieu terechtkomen. Dat wil zeggen dat een arborisico vaak ook een milieurisico is. Bedrijven met een milieuzorgsysteem volgens ISO 14001 hebben de beschikking over een noodplan. Vaak is dat noodplan zodanig opgezet dat ook arborisico's hierin zijn meegenomen.

De verzekeringsmaatschappij
Het gezegde "in de brand uit de brand" heeft de laatste jaren aan betekenis ingeboet. Brandverzekeraars hebben heel terecht geconstateerd dat het aantal bedrijfsbranden dusdanige vormen aan heeft genomen, dat er zich een probleem ontwikkelt.
Dat wil zeggen dat er in toenemende eisen worden gesteld aan de maatregelen die de verzekerde neemt tegen calamiteiten en voorzorgen die er getroffen worden om de gevolgen te beperken. Een goed werkend noodplan zal dan ook voor een verzekeraar aanleiding zijn om bij de premie-vaststelling coulanter om te gaan met het risico dan wanneer dit plan ontbreekt. Overigens wordt de verzekeringnemer dan toch geconfronteerd met de eis om een dergelijk plan te ontwikkelen en aan de verzekeraar voor te leggen.

Het bedrijfsnoodplan en het personeel
Vaak zijn plannen alleen bekend bij een kleine groep mensen. Deze mensen zijn betrokken geweest bij de planontwikkeling of hebben vanuit een persoonlijke interesse meer oog voor dit soort zaken (denk aan de mensen die bijvoorbeeld voor een sportvereniging de EHBO voor hun rekening nemen). Dat is natuurlijk ten enenmale onvoldoende, zeker als het erom spant.

De Nederlandse krijgsmacht is iedere dag bezig om zich te oefenen voor de situatie waarvan ook zij hoopt dat die zich nooit voor zal doen: oorlog. In een oorlogssituatie is geoefendheid het verschil tussen (over)leven en dood. Datzelfde geldt voor brandweerlieden. Men bereidt zich zo goed mogelijk op de eventualiteit van een inzet voor. Het feit dat iedereen dat normaal vindt wekt bevreemding als je ziet hoe er met bedrijfsnoodplannen omgegaan wordt.

Een bedrijfsnoodplan kan zijn kwaliteit alleen bewijzen als vantevoren bekend is hoe het werkt, en dat niet alleen bij de direct betrokkenen. Over het algemeen worden noodplannen niet tot zeer weinig geoefend. De ervaring leert echter dat alleen oefeningen de tekortkomingen zichtbaar maken en eventuele gebreken aan het licht brengen. Dit illustreren we aan de hand van een voorbeeld:

Een bedrijf heeft een noodplan ontwikkeld. Het basis-principe is: bij brand in het distributie-centrum wordt het gehele bedrijf als regel ontruimd. Er worden voorbereidingen getroffen om op een middag, als het bedrijf volledig operationeel en bezet is, een oefenalarm te geven.
Als het alarm gegeven wordt komt de BHV-organisatie in het geweer. Het aanwezige personeel verlaat ordelijk het pand door de daarvoor aangewezen nooduitgangen. Er zijn twee verzamelpunten ingericht in het weiland tegenover het bedrijf.
De medewerkers moeten, als ze het pand verlaten hebben, de weg oversteken en zich bij het hun aangewezen punt aanmelden bij de daar aanwezige BHV-er. Tijdens het oversteken van de weg gebeurt er bijna een verkeersongeluk.
Een passerende automobilist rijdt bijna een medewerker aan.
Tijdens de evaluatie van de oefening wordt het voorval besproken en wordt besloten om het plan te wijzigen.
In het plan wordt een onderdeel opgenomen dat de afzetting van de weg regelt als er bevel tot ontruiming wordt gegeven.

Zonder de oefening was dit probleem niet naar voren gekomen. Aangezien het betreffende bedrijf geen grote kans op een calamiteit heeft die tot algehele ontruiming leidt, had dit probleem dus tot in lengte van jaren onzichtbaar kunnen blijven.

Het voorbeeld onderstreept de noodzaak om plannen niet alleen vast te leggen, maar ook met enige regelmaat het totale plan en in ieder geval delen ervan te oefenen. Over het algemeen is de bereidheid van de brandweer om aan dergelijke oefeningen mee te werken aanwezig. Primair blijft het oefenen echter een verantwoordelijkheid van het bedrijf zelf.

Een goede oefening wordt terdege voorbereid. Dat wil zeggen dat de betrokken medewerkers op de hoogte worden gesteld en dat er na de oefening een degelijke evaluatie plaatsvindt. In combinatie met een goed functionerende onderhoudscyclus en audit-routine hoeven oefeningen niet tot problemen te leiden. In een ideale situatie maakt het bedrijfsnoodplan onderdeel uit van het managementsysteem van een organisatie, en zijn er ook maatregelen voorbereid voor de hersteloperatie na de calamiteit. Daarbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan de voortzetting van het bedrijf op een andere lokatie of met behulp van bijvoorbeeld het Computer Uitwijk Centrum.

Conclusie
Een goed bedrijfsnoodplan houdt rekening met de specifieke omstandigheden van het bedrijf. Een bedrijf dat het noodplan goed wil opzetten zorgt voor een goede organisatie van het onderhoud en een inbedding daarvan in het arbozorg-, milieumanagement- of kwaliteitszorgsysteem. Verder worden er regelmatig oefeningen gehouden om het plan te testen en de medewerkers voor te bereiden op een eventuele calamiteit. Dat is een verantwoordelijkheid van zowel bedrijfsleiding als medewerkers.

De plannen hebben niet alleen een positief effect op het functioneren van een bedrijf tijdens en na een calamiteit, maar ook op de wijze waarop verzekeraars en het bevoegde gezag de organisatie tegemoet treden.